Pilih satu pekerjaan yang rutin, gambar alurnya dari awal sampai akhir, lalu tentukan langkah mana yang bisa dijalankan otomatis dengan aman.
Pilih satu langkah yang sering terulang
Cari pekerjaan yang sering dikerjakan dengan aturan serupa. Misalnya, menyalin pendaftaran ke rekap, menyeragamkan nama file, atau membuat daftar pengingat dari jadwal. Pilih yang input dan hasilnya bisa dijelaskan dalam satu kalimat.
Sebelum membuat otomasi, catat berapa kali pekerjaan itu muncul, berapa lama satu putaran biasanya memakan waktu, dan bagian mana yang paling sering perlu dikoreksi. Pakai beberapa contoh nyata agar aturan yang kamu tulis sesuai dengan cara kerja tim.
Gambar alur dan jalur pengecualiannya
Bayangkan tim membuat rekap pendaftaran setiap sore. Alurnya bisa sesederhana membaca formulir, memeriksa kolom wajib, menyimpan entri yang lengkap, lalu menandai entri yang perlu diperiksa. Setiap langkah punya hasil yang bisa dilihat.
Sediakan jalur khusus untuk data yang belum jelas, seperti email kosong atau satu orang yang mengisi formulir dua kali. Simpan entri itu dalam daftar pemeriksaan agar anggota tim bisa memutuskan langkah berikutnya. Kalau rekap dijalankan ulang, gunakan ID pendaftaran supaya entri yang sama tidak tercatat dua kali.
Uji dengan satu putaran pekerjaan
Jalankan otomasi pada salinan data dan bandingkan hasilnya dengan rekap yang dibuat manual. Coba satu entri normal, satu yang kurang lengkap, dan satu duplikat. Catat apa yang dilakukan sistem untuk masing-masing contoh. Tampilkan jumlah entri yang diproses dan yang perlu ditinjau supaya tim bisa mengecek hasilnya dengan cepat.
Setelah satu minggu, bandingkan waktu yang dihabiskan dengan catatan awal. Hitung juga waktu untuk meninjau entri yang bermasalah. Kalau bagian itu masih terasa berat, perbaiki aturan atau format inputnya sebelum menambah langkah otomatis berikutnya.